総務の仕事には、企業や組織の円滑な運営を支える重要な役割があります。
社内の環境整備や契約書の管理、従業員のサポートなど、幅広く業務を担当するので、さまざまな知識やスキルを活かすことができます。
人事部との接点も多い部署です。人事総務部として同じ組織になっていることもあります。
ここでは、総務担当の具体的な業務内容と求められるスキルやキャリアパスについてご紹介します。
総務の仕事
総務の業務範囲は、企業の規模や業種によって大きく変わってきます。
企業の規模が小さければ、管理部門として人事や経理の領域も担当しているケースがありますし、規模が大きくなれば総務部門として独立して業務を行っています。
所属する組織によって、総務担当の業務範囲も変わってきます。幅広い総務の仕事ですが、代表的な業務内容と役割についてご紹介します。
総務の役割
総務は企業の運営全体を支えるバックオフィス業務を担います。総務が機能しなければ、社内のルールが適切に運用されなかったり、社員の働きやすい環境を維持できないということが起こりますので、企業にとって欠かせない存在です。
主な業務内容
- 社内環境の整備：オフィスの管理、備品の手配、社内清掃の手配など
- 文書管理：契約書や規程の管理、社内通知の作成
- 労務関連業務：社会保険の手続き、給与計算のサポート
- 社内イベントの企画・運営：株主総会の運営、入社式、表彰式
- 福利厚生の管理：社員の健康管理、社宅や通勤手当の手配
- 法務・リスク管理：コンプライアンスの管理、社内ルールの策定
オフィス管理の業務
企業が円滑に運営されるためには、快適なオフィス環境が必要です。総務は社内の物理的な環境を整え、社員が働きやすい職場を維持する役割を担います。
オフィスのレイアウト変更
- 机や椅子の配置、パーテーションの設置など、働きやすい環境を整える
- 社員の増減に応じたデスクの配置変更や、フリーアドレス制の導入などを計画
備品・消耗品の管理
- コピー用紙や文房具など、業務に必要な備品の発注・在庫管理
- パソコンやプリンター、電話機などの管理
オフィス衛生・安全管理
- 清掃業者との契約・管理
- 感染症対策としての消毒や換気の管理
防災対策
- 火災・地震対策のマニュアル作成や避難訓練の実施
- AED（自動体外式除細動器）の設置や、非常食・防災用品の管理
オフィス移転の手配
- 新しいオフィスへの引っ越し手配
- 内装工事の発注、業者との調整
文書・契約書の管理業務
総務は企業の重要な文書や契約書の管理を行い、適切に保管・運用する業務を担当します。
社内規程の管理・更新
- 重要文書のファイリング
- 社内規程を定期的に見直し、最新の法令に適合させる
- 変更があった場合は、全社員に周知
契約書の保管・管理
- 取引先との契約書の作成・保管
- 契約の更新期限を管理し、適切なタイミングで更新手続きを行う
社内で決裁を得るための稟議書の受付・管理
- 重要な社内報告書の整理
- 社員向けの掲示物などの作成
労務管理の業務
総務は人事・労務部門と連携し、社員の勤務状況や社会保険手続きなどを担当することもあります。
社会保険や雇用保険の手続き
- 健康保険、厚生年金、雇用保険の加入・脱退手続き
- 産休・育休制度の申請処理
給与計算の補助
- 社員の出勤データを人事部門へ提供
- 交通費の支給計算
- 福利厚生の手続き
労働時間の管理
- 出退勤の記録を確認し、勤務時間を適切に管理
- 残業時間の把握や、法定労働時間を超えないよう調整
安全衛生管理
- 労働環境の改善（長時間労働の是正、ストレスチェックの実施）
- メンタルヘルス対策（産業医の手配、相談窓口の設置）
株主総会の運営
総務の業務の中でも、株主総会の運営は特に重要な役割の一つです。株主総会は会社の最高意思決定機関であり、適切な準備と運営が求められます。
適切な運営を行うことで、株主の信頼を維持し、会社の健全な経営を支えることができます。
招集通知の作成・発送
- 株主に対し、開催日時や議案を記載した招集通知を送付
- 法律に則った適切な文面で作成し、期限内に発送
議案の準備
- 取締役の選任、決算承認、配当金に関する議案を経営陣と調整
- 議案書や総会資料の作成
会場の手配・運営管理
- 株主総会の会場予約、備品の準備
- 受付や進行の管理、質疑応答の対応
- 総会の内容を記録し、法定期間保存
社内イベントの企画・運営
企業文化を形成し、社員のモチベーション向上を目的としたイベントの運営も総務の業務の一つです。
社内研修の企画・実施
- 研修の手配やスケジュール調整
- 新入社員研修、管理職研修、ハラスメント防止研修の手配
- 外部講師の招聘や、社内研修資料の準備
イベントの運営
- 入社式、表彰式の手配
- 社員の健康促進を目的としたフィットネスプログラムの実施
福利厚生の管理
- 健康診断の手配
- 社内サークル活動の支援
リスクマネジメント・コンプライアンス管理
企業が法令を遵守し、適切な運営を行うために、総務はコンプライアンスやリスク管理の役割を担います。
社内コンプライアンスの管理
- 労働基準法、個人情報保護法、ハラスメント防止法などの最新情報をキャッチし、社内規程を整備
- 社内コンプライアンス研修の実施
- 企業倫理や社内ルールに関する研修を定期的に実施
情報管理や機密保持の強化
- 社員や顧客の個人情報を適切に管理し、情報漏えいを防ぐための対策を講じるリスク管理体制の構築
- 社内で起こり得るトラブル（災害、システム障害、不正行為など）に備え、対応マニュアルを作成
総務担当に必要なスキル
総務の仕事をこなすためには、幅広いスキルが求められます。特に重要となるのは次のようなスキルです。
コミュニケーション能力
総務は社内の多くの人と関わる仕事です。社員からの問い合わせ対応や、経営層との調整、外部業者との折衝など、円滑なコミュニケーションが求められます。
事務処理能力
文書作成やデータ管理など、正確で迅速な事務処理能力が必要です。特にExcelやWordを使った作業が多いため、基本的なパソコンスキルは必須です。
マルチタスク能力
総務の業務は多岐にわたり、同時に複数の業務をこなすことが求められます。優先順位をつけ、効率的に業務を進めるスキルが必要です。
労務・法律に関する知識
労働基準法、安全衛生法、社会保険制度など、労務関連の知識が必要となります。また、企業法務に関する知識もあると、契約書のチェックやコンプライアンス管理に役立ちます。
柔軟な対応力
突発的なトラブルや社員の要望に迅速に対応する能力が必要です。イレギュラーな対応が多いため、柔軟な思考と対応力が求められます。
総務業務に役立つ資格
総務担当には、日常業務に直結する実務系資格や関連する専門性の高さを証明できる専門系資格が強みになります。
役立つ資格（例）
- ビジネス実務法務検定：契約書のチェックや企業法務に役立つ
- マイナンバー実務検定：個人情報の適正な取り扱いに役立つ
- 日商簿記（3級以上）：経理業務の理解が深まり、給与計算などに役立つ
- 秘書検定：文書作成やマナーの知識を習得できる
- MOS：ExcelやWordのスキル向上
- 社会保険労務士：労務管理の専門知識を得られる
- 衛生管理者：働く人の安全と健康を守る必置資格
総務担当のキャリアアップに有利な資格はこちらの記事でご紹介します。
総務担当のキャリアパス
総務担当がステップアップするには、次のようなキャリアパスが考えられます。
総務リーダー・マネージャー
経験を積むことで、総務部門のリーダーやマネージャーとして、組織全体の管理業務を担うことができます。
人事・労務の専門職
労務管理の知識を深めることで、人事部門や社労士としてのキャリアを築くことができます。
経営企画・管理部門への転身
企業の運営に関する経験を活かして、経営企画や管理部門へのキャリアチェンジも可能です。
総務担当の展望
総務は企業運営の土台を支える仕事であり、幅広い業務を担当します。裏方の仕事が多いため、目立ちにくいものの、社内の円滑な運営を支えるという大きなやりがいがあります。
これからのキャリア
「DX（デジタルトランスフォーメーション）」の流れを受け、総務業務もデジタル化が進んでいます。ペーパーレス化やクラウドサービスの導入、勤怠管理システムの活用など、新しいツールを取り入れることで業務効率を向上させることが求められています。
総務担当は社会の変化とともに役割を変え、求められるスキルは多様化していくでしょう。
今後も企業の成長を支える仕事として、自らスキルアップを図りながら、よりよい職場環境に貢献することが期待されます。
まとめ
総務の仕事には、企業の円滑な運営を支える重要な役割があります。
幅広い業務があり、さまざまなスキルを活かすことができますので、経験を積みながら自分の得意な領域でステップアップしていくことが重要です。
総務担当としてキャリアを築いていくための参考になれば幸いです。
★人事部門の採用担当になるには
★人事部門の研修担当になるには
★人事部門の労務担当になるには
★人事部門の給与担当になるには
★人事部門の社会保険担当になるには
★人事総務の総務担当になるには
一般企業に勤める社労士についてはこちらの記事でご紹介します。
管理部門の転職についてはこちらの記事でご紹介します。
転職に必要となる英語力についてはこちらの記事でご紹介します。
参考：厚生労働省、ハロワークインターネットサービス
